Politica de confidențialitate

[OPERATOR: de completat — denumire, CUI, sediu, email contact]

Datele de identificare complete ale operatorului (denumire, CUI, sediu social, email de contact pentru protecția datelor) vor fi completate mai sus înainte de lansarea publică a Platformei. Această politică se aplică prelucrării datelor cu caracter personal realizate prin intermediul platformei Platforma de Conformitate (denumită în continuare „Platforma”).

• Datele contului: nume, adresă de email, parolă (stocată criptat/hash, niciodată în clar), data creării contului, plan de abonament, preferințe (fus orar, ora de trimitere a notificărilor).
• Datele firmei: denumire, CUI, număr de înregistrare la Registrul Comerțului, județ, adresă, website, verticalul de activitate și răspunsurile la chestionarul de profil (folosite exclusiv pentru a determina obligațiile de conformitate aplicabile).
• Documentele încărcate: metadatele documentelor de conformitate ale firmei (titlu, categorie, emitent, dată de emitere/expirare, note) și fișierele atașate lor (scanări, PDF-uri) — vezi secțiunea 3 pentru ce este EXCLUS explicit.
• Reminderele și notificările: regulile de recurență create de dumneavoastră și jurnalul notificărilor trimise (email și în aplicație).
• Jurnalele (evenimente/audit): cine, ce acțiune și când a efectuat-o în cadrul firmei (ex. creare document, schimbare de rol) — util pentru audit intern și pentru a răspunde eventualelor controale.
• Date tehnice minime: adresa IP și marca temporală asociate cererilor către formularele publice (ex. cereri de ofertă către parteneri), folosite doar pentru limitarea abuzului (rate limiting) și pentru securitate.

Platforma nu este destinată și, potrivit Termenilor și condițiilor, nu poate fi folosită pentru a stoca documente care conțin date privind starea de sănătate a pacienților sau clienților dumneavoastră (categorie specială de date, art. 9 din Regulamentul (UE) 2016/679). Documentele gestionate în Platformă sunt cele de conformitate ale FIRMEI (autorizații, contracte, instruiri, verificări), nu dosare medicale ale unor persoane fizice terțe. Dacă platforma ar ajunge, contrar acestor Termeni, să găzduiască astfel de date, art. 9 GDPR s-ar aplica integral prelucrării — inclusiv obligația de evaluare a impactului (DPIA); tocmai pentru a evita acest risc, această categorie de documente este exclusă explicit din scopul serviciului.

• Crearea și administrarea contului, autentificare — executarea contractului (Termenii).
• Generarea ghidului de conformitate și a reminderelor — executarea contractului, la cererea dumneavoastră explicită (completarea chestionarului de profil).
• Trimiterea de notificări tranzacționale (confirmare cont, resetare parolă, invitații, remindere) — executarea contractului.
• Jurnalul de evenimente (audit) — interesul legitim al firmei dumneavoastră de a avea un istoric verificabil, util la controale.
• Cereri de ofertă către parteneri — consimțământul dumneavoastră explicit, exprimat prin completarea și trimiterea formularului.
• Respectarea unor obligații legale (ex. păstrarea unor evidențe fiscale, dacă e cazul).

Datele NU sunt vândute și nu sunt folosite în scopuri publicitare. Le partajăm doar cu furnizori tehnici strict necesari pentru funcționarea serviciului, cu obligații contractuale de confidențialitate (art. 28 GDPR):

• Găzduire (hosting): server operat de noi înșine (infrastructură proprie), cu locația în Uniunea Europeană — nu se transferă date în afara Spațiului Economic European.
• Furnizor de email (SMTP): [SUBPROCESATOR SMTP: de completat — denumire furnizor, locația serverelor] — folosit exclusiv pentru trimiterea emailurilor tranzacționale (confirmare cont, resetare parolă, remindere, invitații). Nu folosim emailul dumneavoastră în alte scopuri.

În măsura în care partenerii recomandați (secțiunea 6 din Termeni) primesc datele de contact pe care le completați într-o „cerere de ofertă”, aceasta se întâmplă doar la inițiativa și cu consimțământul dumneavoastră explicit — partenerul devine, pentru acele date, operator distinct.

• Cât timp contul e activ: datele se păstrează atât timp cât aveți cont — actualizate de dumneavoastră direct din aplicație.
• Cont șters = date șterse: la ștergerea contului (Setări → Cont), datele firmelor deținute în exclusivitate (inclusiv documentele și fișierele lor) se șterg PERMANENT, imediat — de pe disc și din baza de date. Regulile complete (inclusiv ce se întâmplă cu firmele care au și alți membri) sunt afișate în pagina de ștergere din aplicație, înainte de confirmare.
• Backupuri: pentru recuperare în caz de incident, păstrăm copii de siguranță (bază de date și fișiere) pentru cel mult 30 de zile, după care sunt suprascrise/șterse automat prin rotația periodică a copiilor. O ștergere de cont efectuată între timp poate rămâne, pentru o perioadă de maximum 30 de zile, doar în aceste copii de siguranță, inaccesibile în utilizarea normală a Platformei.
• Jurnalele de evenimente ale unei organizații se șterg odată cu organizația; evenimentele proprii contului urmează contul.

• Parolele sunt stocate criptat (hash), niciodată în text simplu.
• Fișierele încărcate NU sunt niciodată servite public sau direct — se descarcă doar printr-o rută autentificată, verificată la fiecare cerere, accesibilă exclusiv membrilor firmei respective.
• Comunicația cu Platforma este criptată (HTTPS), în producție.
• Accesul la datele unei firme e limitat la membrii ei, fiecare cu rolul și drepturile lui.
• Cheile de stocare ale fișierelor nu conțin numele original al fișierului și sunt validate strict, ca protecție suplimentară împotriva accesului neautorizat.

Conform GDPR, aveți dreptul de: acces la datele dumneavoastră, rectificare, ștergere („dreptul de a fi uitat”), restricționarea prelucrării, portabilitatea datelor și opoziție la prelucrare. Aveți și dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Cele mai multe dintre aceste drepturi le puteți exercita direct din aplicație, fără să ne contactați: din Setări → Profil puteți rectifica datele contului, iar din Setări → Cont puteți descărca un export complet al datelor dumneavoastră (drept de acces și portabilitate) sau șterge definitiv contul (drept la ștergere). Pentru celelalte cereri (restricționare, opoziție) sau nelămuriri, ne puteți contacta la adresa de email a operatorului.

Platforma folosește un singur cookie, strict necesar: cel de sesiune, care vă păstrează autentificat(ă) între cereri. Fără el, aplicația nu poate funcționa (nu am putea ști că sunteți autentificat). Nu folosim cookie-uri de analiză, publicitate sau urmărire (tracking) — de aceea nu afișăm un banner de consimțământ pentru cookie-uri: singurul cookie folosit intră la excepția „strict necesar funcționării serviciului cerut explicit de utilizator”, prevăzută de legislația aplicabilă (Legea nr. 506/2004, care transpune Directiva e-Privacy), care nu impune consimțământ prealabil pentru această categorie.

Platforma este destinată utilizării de către reprezentanți ai unor firme (persoane adulte, în nume propriu sau ca angajați/colaboratori) și nu colectează intenționat date ale minorilor.

Putem actualiza această politică pentru a reflecta schimbări ale Platformei sau ale legislației. Data ultimei actualizări este afișată în partea de sus a paginii.

Această platformă oferă un ghid orientativ de conformitate și un sistem de remindere. Conținutul nu constituie consultanță juridică — verificați întotdeauna cerințele exacte cu autoritatea competentă sau cu un consultant autorizat. Informațiile legislative pot varia de la un județ la altul.

Pentru orice întrebare privind prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, ne puteți contacta folosind datele operatorului de la secțiunea 1 (de completat) sau adresa de email afișată în subsolul paginii, dacă este disponibilă.